Steuerliche Grundlagen für Existenzgründer

Wer ein Unternehmen gründet, hat in den ersten Wochen meistens einen Gedanken zu wenig übrig für das Finanzamt. Das rächt sich. Denn steuerliche Weichen werden nicht irgendwann gestellt, sondern genau dann, wenn die Gründung selbst passiert: bei der Wahl der Rechtsform, beim ersten Kontakt mit dem Finanzamt und bei der Entscheidung über die Umsatzsteuer. Wer diese Punkte versteht, vermeidet teure Korrekturen.

Rechtsform und Steuerbelastung: Was wirklich zählt

Die Rechtsform ist keine rein juristische Frage. Sie entscheidet darüber, welche Steuerarten anfallen, wie Gewinne behandelt werden und welche Buchführungspflichten gelten.

Ein Einzelunternehmer versteuert seinen Gewinn als Einkommensteuer. Der persönliche Steuersatz liegt je nach Gewinn zwischen 14 und 45 Prozent. Dazu kommt der Solidaritätszuschlag, und wer Mitglied einer Kirche ist, auch der Kirchensteuerzuschlag. Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer, erhalten aber einen Freibetrag von 24.500 Euro. Bis zu einem Gewinn in dieser Höhe fällt keine Gewerbesteuer an.

Bei einer GmbH sieht die Rechnung anders aus. Die Gesellschaft zahlt Körperschaftsteuer von 15 Prozent plus Solidaritätszuschlag sowie Gewerbesteuer. Schüttet sie Gewinne aus, greift beim Gesellschafter zusätzlich die Abgeltungsteuer von 25 Prozent. Insgesamt landet man schnell bei einer kombinierten Belastung von rund 47 bis 50 Prozent. Das klingt zunächst ungünstiger als beim Einzelunternehmer, kann aber bei thesaurierten Gewinnen und hohem persönlichem Steuersatz dennoch vorteilhafter sein.

Eine UG (haftungsbeschränkt) funktioniert steuerlich wie eine GmbH, wird aber mit einem Stammkapital ab einem Euro gegründet. Sie ist für Gründer interessant, die eine Haftungsbeschränkung wollen, aber noch nicht 25.000 Euro Stammkapital aufbringen können.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Frist kennen, sorgfältig ausfüllen

Nach der Gewerbeanmeldung oder Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit schickt das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Wer als Freiberufler tätig ist, muss diesen ohne Gewerbeanmeldung selbst aktiv beim Finanzamt anfordern oder einreichen. Die Frist beträgt in der Regel einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit.

In diesem Fragebogen werden unter anderem erwartet: die voraussichtlichen Umsätze und Gewinne für das Gründungsjahr und das Folgejahr, die gewählte Gewinnermittlungsart sowie Angaben zur Umsatzsteuer. Auf Basis dieser Angaben setzt das Finanzamt die Vorauszahlungen fest. Wer hier zu optimistisch schätzt, zahlt zu viel im Voraus. Wer zu konservativ plant, riskiert eine hohe Nachzahlung. Realistische Schätzungen sind keine Zurückhaltung, sondern kaufmännische Vernunft.

Kleinunternehmerregelung: Wann sie hilft und wann sie schadet

Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG erlaubt es, keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und entsprechend auch keine abzuführen. Voraussetzung: Der Umsatz im Vorjahr lag unter 22.000 Euro und wird im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten. Ab 2025 gelten neue Schwellenwerte von 25.000 Euro für das Vorjahr und 100.000 Euro für das laufende Jahr.

Für wen lohnt sich das? Wer überwiegend an Privatpersonen verkauft, kann mit der Kleinunternehmerregelung einen Preisvorteil von 19 Prozent oder 7 Prozent bieten oder die eigene Marge verbessern. Wer dagegen vor allem an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen liefert, schadet sich damit: Der Kunde kann keine Vorsteuer ziehen, und der Gründer selbst kann die Umsatzsteuer auf eigene Betriebsausgaben ebenfalls nicht zurückfordern.

Konkretes Beispiel: Ein Webdesigner kauft Software und Hardware für 5.000 Euro netto plus 950 Euro Umsatzsteuer. Als Regelbesteuerer holt er sich diese 950 Euro als Vorsteuer zurück. Als Kleinunternehmer trägt er sie selbst. Bei mehreren solcher Anschaffungen läppert sich das schnell zu einem echten Kostenfaktor.

Wer sich bei dieser Entscheidung unsicher ist, sollte sie nicht alleine treffen. Eine Steuerberatung für Existenzgründer kann auf Basis der konkreten Kundenstruktur und Kostenplanung berechnen, welche Variante günstiger ist.

Vorsteuerabzug in der Gründungsphase nicht verschenken

Viele Ausgaben entstehen schon vor dem offiziellen Gründungstag: Beratungskosten, Eintragungsgebühren, erste Büroausstattung, Marktforschung. Diese sogenannten Vorbereitungsaufwendungen sind steuerlich absetzbar, sofern ein klarer Zusammenhang mit der späteren unternehmerischen Tätigkeit besteht.

Wichtig dabei: Alle Belege müssen aufbewahrt werden. Das gilt auch für Quittungen und Kassenbons. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen beträgt zehn Jahre. Wer jetzt schon unordentlich wirtschaftet, erzeugt sich Arbeit bei der nächsten Betriebsprüfung.

Gewinnermittlung: EÜR oder Bilanz

Einzelunternehmer und Freiberufler mit einem Umsatz unter 600.000 Euro oder einem Gewinn unter 60.000 Euro können die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwenden. Sie ist deutlich einfacher als eine doppelte Buchführung mit Bilanz. Es wird lediglich gegenübergestellt, was eingenommen und was ausgegeben wurde.

Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG sind hingegen zur Bilanzierung verpflichtet, unabhängig von Umsatz und Gewinn. Das erhöht den Aufwand und damit in der Regel auch die Steuerberatungskosten.

• EÜR: geeignet für Einzelunternehmen und Freiberufler unter den Grenzwerten
• Bilanzierung: Pflicht für alle Kapitalgesellschaften sowie für Einzelkaufleute oberhalb der gesetzlichen Grenzen
• Wechsel möglich: Wer freiwillig bilanziert, kann nicht ohne Weiteres zur EÜR zurück

Erste Fristen im Überblick

Steuerpflichten beginnen mit der Aufnahme der Tätigkeit, nicht mit dem Jahresende. Wer das übersieht, gerät schnell in Rückstand.

Pflicht	Frist / Rhythmus
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung	Innerhalb eines Monats nach Tätigkeitsbeginn
Umsatzsteuer-Voranmeldung (Gründungsjahr)	Monatlich in den ersten zwei Jahren
Einkommensteuererklärung	31. Juli des Folgejahres (mit Steuerberater: verlängerbar)
Gewerbesteuererklärung	Gleichzeitig mit der Einkommensteuererklärung

Wer in den ersten zwei Jahren nach Gründung zur Umsatzsteuer optiert oder regelbesteuert ist, muss die Voranmeldung monatlich abgeben. Das bedeutet: zwölf Mal im Jahr eine Meldung fristgerecht einreichen, sonst drohen Verspätungszuschläge. Ab dem dritten Jahr richtet sich der Rhythmus nach der Zahllast des Vorjahres.

Steuerliche Fehler in der Gründungsphase sind selten dramatisch, aber sie kosten Zeit, Geld und Nerven. Wer die wichtigsten Weichenstellungen kennt und frühzeitig strukturiert vorgeht, schafft eine solide Basis, auf der das eigentliche Geschäft wachsen kann.

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